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Das Problem: Passwörter wandern, Übersicht geht verloren #
Kennen Sie eine dieser Situationen?
- Eine Mitarbeiterin verlässt das Unternehmen – aber wer weiß noch, auf welche Systeme sie Zugriff hatte?
- Das Passwort fürs Buchhaltungstool wurde geändert – und drei Kollegen wundern sich, warum nichts mehr funktioniert.
- Eine Excel-Liste mit Passwörtern liegt seit Jahren auf einem Netzwerkordner. Niemand weiß genau, wer alles Zugriff darauf hat.
Das ist Alltag in vielen kleinen und mittleren Unternehmen. Es funktioniert irgendwie – bis es nicht mehr funktioniert. Und dann ist es meist schon zu spät: Ein Konto wird gehackt, ein Ex-Mitarbeiter loggt sich noch ein, oder eine Datenpanne wird publik.
Was Passbolt anders macht #
Passbolt ist ein Passwortmanager – aber nicht für eine einzelne Person, sondern für Teams. Statt Passwörter per E-Mail oder Chat zu verschicken, werden sie zentral gespeichert und gezielt mit den richtigen Personen geteilt.
Drei Dinge sind dabei wichtig:
1. Zentral statt verstreut #
Alle Passwörter liegen an einem Ort. Wird ein Passwort geändert, sehen es alle Berechtigten sofort – kein „funktioniert das bei dir noch?“-Hin-und-Her.
2. Gezielt teilen statt blind verschicken #
Sie entscheiden, wer welches Passwort sehen darf. Die Buchhaltung bekommt Zugriff auf das Steuerportal. Der externe Webdesigner nur auf den WordPress-Login. Niemand sieht mehr, als nötig ist.
3. Zugriff entziehen statt Passwörter wechseln #
Verlässt jemand das Team, wird der Zugriff mit einem Klick entzogen – ohne dass alle anderen ihre Passwörter ändern müssen. Auch das ist ein wichtiger Unterschied zur Excel-Liste.
Funktioniert im Alltag: Browser und Smartphone #
Passbolt läuft direkt im Browser (Chrome, Firefox, Edge, Safari) – einfach Erweiterung installieren, anmelden, fertig. Beim Aufruf einer Website werden die hinterlegten Zugangsdaten erkannt und können mit einem Klick eingefügt werden.
Für unterwegs gibt es Apps für iPhone und Android. So haben Sie auch beim Kundentermin oder im Homeoffice Zugriff auf die Zugangsdaten, die Sie gerade brauchen.
Open Source: Ihre Daten bleiben Ihre Daten #
Ein wichtiger Punkt: Passbolt ist Open Source – die Software ist quelloffen und kann von Ihnen selbst betrieben werden. Das heißt: Ihre Passwörter liegen nicht bei einem amerikanischen Anbieter in der Cloud, sondern auf einem Server Ihrer Wahl.
Das ist besonders interessant für Unternehmen, die Wert auf Datenhoheit legen – etwa weil sie sensible Kundendaten verarbeiten oder weil sie sich nicht abhängig machen wollen von Anbietern, deren Geschäftsmodell sich morgen ändern kann.
Wann sich Passbolt lohnt #
Sinnvoll ist Passbolt überall, wo mehrere Personen sich Zugangsdaten teilen müssen. Typische Beispiele aus der Praxis:
- WordPress-Admin-Zugänge mit externem Webdesigner
- Mailpostfächer wie info@ oder buchhaltung@
- Domain- und DNS-Verwaltungs-Konten
- Cloud-Dienste mit gemeinsamen Login (Dropbox, Microsoft 365, etc.)
- Online-Banking-Zugänge für die Buchhaltung
- Kundenportale, auf die mehrere Mitarbeiter zugreifen
- Server- und Hosting-Zugänge in IT-Teams
Ein wichtiger Hinweis: Wo es technisch möglich ist, sollte jeder Mitarbeiter ein eigenes Login bekommen – geteilte Passwörter sind immer eine Notlösung. Aber genau für solche Notlösungen ist Passbolt genau das richtige Werkzeug.
Was bei der Einführung wichtig ist #
Passbolt einfach „nebenbei“ zu installieren funktioniert selten. Wer es ernsthaft einführt, sollte vorher klären:
- Welche Gruppen gibt es? Buchhaltung, IT, Marketing, externe Dienstleister – wer braucht Zugriff auf was?
- Wie werden Passwörter benannt? Eine klare Struktur (z. B. nach Kunde oder System) zahlt sich später aus.
- Was passiert beim Mitarbeiterwechsel? Einen festen Prozess für Onboarding und Offboarding.
- Wer kümmert sich um den Server? Bei Self-Hosting brauchen Sie Backups, Updates und Monitoring – das ist nicht aufwendig, muss aber gemacht werden.
Fazit #
Wer heute noch Passwörter per E-Mail oder in Excel-Listen teilt, geht ein vermeidbares Risiko ein. Passbolt ist eine durchdachte Lösung speziell für Teams – mit klaren Berechtigungen, einfachem Alltag im Browser und der Sicherheit, die Daten selbst kontrollieren zu können.
Die Einführung ist überschaubar. Die Wirkung – mehr Übersicht, weniger Risiko, sauberer Mitarbeiterwechsel – ist deutlich größer als der Aufwand.